S’organiser, avec un système simple, pratique et qui fonctionne, c’est un plus considérable au quotidien.
On réduit sa charge mentale | en suivant son propre plan plutôt que sa capacité d’improvisation (sacrément énergivore sur le long-terme), en sachant qu’on peut se reposer sur son organisation sans avoir peur d’oublier un rendez-vous ou une date limite.
On peut trouver du temps plus facilement | parce que nos tâches sont listées et qu’on peut les organiser de manière à ce qu’elles s’enchainent au mieux, parce qu’on obtient une vue claire du temps libre à disposition (combien et quand).
On va plus vite sans pour autant se presser | parce que les temps de transition entre deux tâches sont de vraies transitions et non des errances pendant lesquelles il faut se poser la question de quoi faire après, en espérant se rappeler de tout et prioriser à la volée comme il faut.
Bref, s’organiser, ça retire un poids, ça rend plus mobile, plus efficace dans sa gestion du temps et donc du soin qu’on apporte à son temps libre.
Et ça rend plus zen ! Enfin… sauf ceux qui pour qui s’organiser rime avec « prise de tête », « perte de temps » ou encore « oppressant ».
Ca peut même rimer avec charge mentale pour certains, puisque si on ne sait pas vraiment comment s’y prendre, l’incertitude et le nouveauté déforment la mission « s’organiser » en soulevé de montagne.
Et après tout c’est normal, nous sommes tous différents, et si la team de celles et ceux qui alignent les télécommandes sur la table du salon sera ravie à l’idée de passer un peu de temps à s’organiser sur son bureau avec un bon café, la team des « relaxés du rangement » ou encore celle des « on verra comme ça vient » risque plutôt de frôler la crise de démangeaison avec un stylo et carnet pour faire le point.
Alors, puisque nous avons déjà pas mal abordé l’organisation personnelle pour les amateurs, entre « Mon Bullet Journal minimaliste et fonctionnel », « Le planning pour ceux qui n’aiment pas les plannings » ou encore « Comment utiliser Trello pour organiser la vie à la maison », penchons-nous aujourd’hui sur un système d’organisation hyper simple et pratique pour les sceptiques.
Quelque chose à créer en deux minutes, à prendre en main sans temps d’adaptation, et qui règlera le problème de votre organisation d’un seul coup !
Un système simple et allégé
Aujourd’hui, on crée un minimum viable.
Un système ultra simple qui fonctionne, avec zéro fioriture. On s’en tient au bloc élémentaire de l’organisation personnelle.
Et ce bloc, c’est un process. Pour que notre système soit efficace et complet (qu’il nous permette de ne rien oublier, de capturer nos idées pour plus tard, de trier les choses à faire par ordre de priorité et se délester de ce qui finalement n’est pas très utile), il nous faut pouvoir gérer ces trois fonctions :
- on jette les infos
- on trie et on répartit par catégorie
- on pose les évènements et les rappels sur un agenda
De cette manière, on se retrouve avec :
- Un filet pour capturer toutes les infos sans en laisser passer au travers
- Un système de tri et de catégories pour les retrouver très facilement quand on en a besoin
- Un moyen de stocker des infos pour un moment précis, et qui laisse ces infos parfois capitales (un rdv par exemple) venir à nous dans le timing parfait.
Le guide étape par étape
Le paris de cet article, c’est donc de créer notre « minimum viable », le système le plus simple et épuré qui soit, et de le créer là, aujourd’hui.
A la fin de l’article, vous aurez votre système, vous aurez coché cette case et vous n’aurez plus qu’à le mettre en route.
Faites-vous un café ou un thé, installez-vous confortablement, et lancez-vous sur la suite de l’article. On va tranquillement reprendre notre process en 3 étapes, et on va voir comment on lui donne vie.
1) On jette les infos comme elles viennent
Dès qu’on a une idée ou qu’on pense à quelque chose, il faut pouvoir l’écrire très (très) rapidement.
Pour ça, il ne faut même pas avoir à réfléchir à où l’écrire, il faut que cette question soit déjà réglée.
Donc ce qu’il nous faut, c’est un seul et même endroit pour jeter toutes nos idées comme on jetterait une patate chaude.
Concrètement : il nous faut soit un carnet dédié à la décharge d’infos (qu’on garde toujours dans son sac), soit une appli de prise de note très facile d’accès sur votre téléphone. Et si vous utilisez un carnet pour vous organiser (à l’étape 2 et/ou 3), cette décharge d’infos peut se faire en partant de la fin. Vous utilisez votre carnet dans le « bon sens » avec des pages bien précises et un système d’organisation bien précis, et vous partez de la fin pour progressivement droper toutes vos pensées.
2) On trie et on répartit par catégorie avec simplicité
Ensuite, on doit passer du bazar monstre de notre filet de récupération d’infos à un rangement qui nous permette, quand on cherche une info, de se diriger droit vers son emplacement sans réfléchir.
Rappelez-vous, on vise le zéro charge mentale.
Il faut donc qu’on aille très régulièrement faire le tri de toutes les infos notées à la volées pour ranger celles qui nous sont/seront utiles au bon endroit.
Et pour ne pas se faire déborder (et se retrouver avec 10 pages de gribouillis à trier et ranger), je vous conseille d’y revenir assez régulièrement.
Concrètement : on rentre dans le vif ! il nous faut un système de classement, pour retrouver les infos par catégories dès qu’on les cherche. Si vous partez sur un carnet, il faut créer des pages à thèmes (comme dans un bullet journal, vous écrivez le thème de votre page tout en haut), et tenir un index de ces pages en tout début de carnet. Et si vous utilisez une appli ou un site type Trello, il vous faut des colonnes ou des emplacements bien labellisés.
3) On pose les évènements et les rappels sur un agenda qu’on prend l’habitude de regarder chaque jour
Le temps, en soi, c’est une catégorie pour ranger des infos comme les autres.
Seulement, les infos qui y sont stockées ne sont importantes qu’à certains moments. On ne peut donc pas simplement créer une catégorie « agenda » comme on crée une catégorie « liste de courses », et se reporter à son contenu quand on cherche une info.
Ici, dans cette catégorie, ce n’est pas nous qui venons chercher l’info quand on en a besoin. C’est l’info qui doit venir à nous au bon moment.
Donc l’agenda, dans notre système, est un composant vraiment très important.
Si c’est quelque chose de nouveau pour vous, le meilleur moyen de ne pas zapper de jeter un œil à votre journée (et donc de zapper un rendez-vous ou une date limite pour faire quelque chose), c’est de créer un moment.
Vous pouvez tout simplement créer un automatisme pour le consulter (exemple : après le déj, le matin quand on a fini de se préparer pour la journée, l’après-midi quand on se projette doucement vers la fin de journée…)
Si vous êtes sceptiques à l’idée de vous créer un agenda, parce que vous n’avez pas souvent d’évènement au programme et que vous vous êtes déjà rendu compte en en tenant un que vous ne l’utilisiez pas beaucoup, dites-vous bien que forcément, à un moment ou à un autre, vous devrez faire quelque chose de bien spécifique à un moment précis.
Et ça, dans un système d’organisation, ce n’est pas matérialisable autrement que par un agenda ou un planning.
Concrètement : si vous partez sur un système d’organisation papier, vous pouvez dans créer dans votre carnet un planning du mois ou un planning à la semaine (si vous avez trop de choses à noter pour que ça reste clair) et vous créer un automatisme pour consulter cette page tous les jours. Si vous optez pour un système numérique, alors je vous suggère très fortement Google Agenda. C’est hyper pratique, très lisible, fonctionnel et ça vous mâche le travail de création d’automatisme car vous pouvez paramétrer des notification et même mieux encore : l’envoi d’un e-mail quotidien à l’heure que vous voulez et qui vous dit si vous avez quelque chose de prévu aujourd’hui ou non.
« Et mes tâches, je les mets où ? »
On a tous plus ou moins de choses à noter dans une journée.
Certains vont avoir besoin de pas mal d’espace pour noter plein de petites choses rapides à faire. Et d’autres n’auront que deux ou trois tâches à éventuellement noter, ou tout simplement aucun besoin de les noter.
Mais tout le monde sera concerné par des choses à faire « la prochaine fois qu’on a du temps », et qui donc doivent être notées pour ne pas qu’on oublie, mais qui ne peuvent pas vraiment trouver de place dans l’agenda.
Donc, pour tout le monde, qu’importe vos besoins : vous pouvez créer des pages spécifiques dans votre carnet ou des colonnes/listes dans votre appli.
Vous les appelez « to do » et le tour est joué (et vous les référencez dans votre index pour les systèmes papier).
Après tout, les tâches sont des infos à noter, qui passent notre système de tri et qui doivent donc trouver une destination au même titre que les coordonnées du plombier à rappeler si besoin, que les références d’une ampoule qu’on doit racheter ou que les dates des prochains évènements organisés par l’école…
Pour plus de concret + piocher des idées
Vous pouvez vous référer à certains de nos articles comme :
