Et si, avec un système simple et rapide, on pouvait se délester d’une montagne de charges mentales empilées les unes sur les autres ?
Et si, avec une seule et même interface très pratique, on pouvait regrouper toutes nos petites notes qui s’étalent parfois sur presque une dizaine de supports ?
Un astérisque sur le calendrier, un post-it sur le meuble de l’entrée, un mot sur le frigo, une page dans un petit carnet du tiroir à bordel.
On peut facilement en retrouver partout !
De la référence d’une ampoule à changer sur une vieille enveloppe qui traine on ne sait plus où aux priorités de la prochaine liste de course qu’on a pris le pari de retenir sans faute, les infos qu’on souhaite sauvegarder pour plus tard peuvent vite s’éparpiller comme des œufs de Pâques.
Bien évidemment
La solution à ça doit être simple.
Elle doit nous permettre de réduire la charge mentale et l’entropie.
Donc en tout premier lieu, il faut éviter le piège de remplacer une charge par une autre avec un système chronophage, qui nous demande d’être très souvent en alerte pour le tenir en ordre, et donc en fin de compte peu pratique.
Il nous faut quelque chose de réaliste, et d’efficace. Il faut être dans le 80/20 ! Vous savez, cette notion qui dit que toutes nos actions ne sont pas aussi productives les unes que les autres, et concrètement, que 20% de ce que nous faisons est à l’origine de 80% de notre avancement, et 80% de ce que nous faisons est à l’origine de seulement 20%. L’idée est donc clairement d’identifier ces 20% qui nous donnent la majorité de nos grands résultats et de se focaliser dessus.
Le système que nous allons voir ensemble, il est clairement dans le 80/20.
Il nous demande peu de temps et nous dégage l’esprit avec une efficacité très concrète.
C’est un tout petit investissement pour un énorme profit !
Voyons ça plus en détails.
Trello en 3 minutes
Trello est à la base un outil de gestion de projet en ligne.
Alors, si vous ne connaissez pas Trello et que vous lisez « gestion de projet », vous vous dites sûrement que j’y vais un peu fort avec mon système d’organisation, et que la vie à la maison, même si elle vous parait chargée, n’a rien à voir avec la gestion d’une startup.
En fait, Trello tire sa puissance de sa simplicité.
On peut faire tenir un système d’organisation très dense sur ses fondations (le fonctionnement de Trello repose sur une méthode d’organisation inspirée de Toyota).
Mais on peut aussi s’en servir pour des choses très simples comme des projets étudiants éphémères, et pour un usage personnel comme organiser ses prochaines vacances, des travaux dans la maison, un anniversaire surprise, etc.
Le fonctionnement de Trello est inspiré de la méthode « Kanban » de Toyota donc.
Et c’est un fonctionnement follement simple et pratique !
L’idée ? Créer des colonnes dans lesquelles on va placer des cartes représentant chacune des tâches. On peut faire passer les cartes d’une colonne à l’autre et se servir de ces changements de colonnes pour montrer l’avancement d’une tâche.
Par exemple, vous créez une colonne « choses à faire » et une colonne « fait », puis vous créez autant de cartes dans votre première colonne que vous avez de choses à faire prochainement. Derrière, à chaque fois que vous accomplissez une de vos tâches, vous faites glisser la carte dans la colonne « fait ».
Cet exemple est volontairement simpliste pour nous permettre de bien voir le fonctionnement de base de ce système. Maintenant, nous allons voir comment il va nous permettre de gérer la maison en restant à tout instant un gain de temps et jamais une perte.
Juste avant, il nous faut aborder ensemble une chose essentielle : Trello est gratuit, d’une part, et d’autre part utilisable par plusieurs personnes depuis des ordinateurs et des téléphones.
Vous pouvez créer votre compte dès maintenant en cliquant ici.
Nous allons donc pouvoir créer un unique système très simple que tous les occupants de la maison pourront mettre à jour.
Concrètement, c’est votre carnet perso ou votre Bullet Journal par exemple, que vous mettez à jour en notant des choses dedans, et qui se met également à jour tout seul depuis votre sac quand les autres occupants de la maison ont aussi noté quelque chose dedans concernant la maison (courses, tâche ménagère, notes pour plus tard, référence d’ampoule à changer, etc).
Construire le système d’organisation en plusieurs étapes
Le système que je vais vous montrer, c’est celui que nous utilisons au quotidien avec Gwen.
Nous y plaçons les tâches récurrentes comme les listes de courses, la confection des produits ménagers dont on arrive à court (lessive, nettoyants, etc), les colis à récupérer, les rendez-vous pour Lily, etc.
Et nous y plaçons aussi nos projets comme l’aménagement d’une pièce, la gestion de notre départ à l’étranger, l’organisation de nos prochaines vacances (destinations, réservations, lieux à visiter, etc)…
Pour vous le montrer, pour vous présenter les différentes fonctionnalités et surtout, pour qu’on le crée là, aujourd’hui, ensemble, je vais le reconstruire avec vous en plusieurs étapes. Et à chaque fois, je vous expliquerai comment faire fonctionner telle ou telle colonne, pourquoi nous avons décidé de la créer, etc.
De cette manière, vous allez très facilement pouvoir le prendre en main et surtout l’adapter à vos propres besoins.
S’organiser à la maison, ça ne veut pas dire la même chose pour tout le monde. Si vous avez des enfants, si vous avez des passions très prenantes, si vous gérez une association, si vous voyagez souvent ou si vous êtes en train de refaire votre maison, vos besoins seront variables.
Nous avons des quotidiens parfois très différents, c’est donc normal d’avoir des façons de gérer nos journées différentes. N’hésitez surtout pas à adapter à 100% tout ce qu’on va voir ensemble.
Rappelez-vous, il faut que ce système reste à tout moment simple, et que ça crée un gain de temps, jamais une perte. Il faut que ça vous soulage d’un poids, pas que ça en crée.
1. La base
Partons de la base la plus simple, le Kanban « classique », et faisons-le évoluer étape par étape.
Au commencement, nous avons 3 colonnes :
- A faire
- En cours
- Fait
L’idée, c’est de centraliser tout ce qu’il y a à faire, de savoir ce qui est en cours (très utile quand on vit à plusieurs, pour savoir si quelqu’un à commencé à prendre en charge une tâche), et de clairement mettre de côté ce qui a été fait.
Ce qu’il faut savoir, c’est que sur Trello, vous avez la possibilité d’attribuer des cartes (donc des tâches) à des personnes précises (une ou plusieurs).
Ça peut donc être un moyen très pratique de se répartir les tâches quand on vit en couple ou en colocation.
Ce système est vraiment très élémentaire. Utile, mais élémentaire. Et il peut très facilement être perfectionné.
2. Changer la colonne « à faire »
Par exemple, en changeant la colonne « à faire » par une colonne « cette semaine », une colonne « aujourd’hui » et une colonne « pour plus tard ».
De cette manière, on évite un engorgement massif de la colonne « à faire », qui peut aussi bien contenir des tâches hyper urgentes et d’autres dont on ne devra s’occuper que dans deux semaines.
Avec la colonne « cette semaine », on va pouvoir clairement identifier les priorités et les ordonner. Il est vraiment très agréable et pratique de pouvoir regrouper ce sur quoi porter son focus.
Avec la colonne « aujourd’hui », on crée une to-do list du jour. Et là, on réduit énormément la charge mentale pour la journée.
On fait glisser ce qu’on doit faire (courses, aller chercher un colis, nettoyer telle ou telle pièce, lancer une lessive, etc.), et on ordonne les cartes pour ne même pas avoir à réfléchir et enchainer avec la prochaine carte de la colonne.
Avec la colonne « pour plus tard », on isole ce qui n’a pas besoin de retenir notre attention pour l’instant mais qui, par le fait d’être listé quelque part, nous libère quand même d’une certaine charge mentale.
Ça peut-être un renouvellement d’abonnement, un rendez-vous pris sur le long-terme, un rappel de quelque chose, etc.
Avec cette colonne « à faire » transformée en 3 colonnes bien distinctes, on gagne clairement en clarté.
Maintenant, occupons-nous de quelques bugs potentiels.
3. Créer une colonne « en attente »
Pour commencer, créons une colonne « en attente ».
Celle-ci, elle va nous permettre de solutionner plein de petites coquilles qui vont arriver avec le temps.
Le plus souvent, ça concerne les tâches pour lesquelles nous sommes dépendants de quelqu’un d’autres ou d’une certaine configuration.
Si vous devez envoyer quelque chose, mais que vous n’avez pas encore tout pour fermer le colis, la tâche « envoyer le colis » peut stagner longtemps dans votre colonne « cette semaine » ou « aujourd’hui ».
Il y a une incertitude, du flou, et ça crée une carte qui va venir obscurcir votre vision d’ensemble pour rien.
Autre exemple : vous devez rappeler votre assurance pour un dégât des eaux mais vous avez besoin d’une info que votre plombier ne pourra vous donner qu’une fois qu’il sera intervenu. La carte « rappeler l’assurance » peut stagner un bon moment dans vos « choses à faire » alors que concrètement, vous ne pouvez pas encore le faire pour l’instant.
Pour remédier à ces situations, la colonne « en attente » est donc une super option.
Elle va nous permettre de rassembler toutes ces situations stagnantes pour les évacuer de notre système (que nous cherchons coûte que coûte à garder le plus clair possible), et surtout pour pouvoir faire un petit état des lieux des situations dans lesquelles vous êtes plus ou moins englués et pourquoi pas passer une petite heure à relancer, rappeler, bref, essayer de faire bouger les choses.
4. Créer une « boîte de réception »
La prochaine étape, c’est de rendre notre système plus facile à embarquer avec nous.
Je m’explique. Imaginez que vous êtes de sortie, et que vous avez une idée à noter dans votre Trello. Ça peut être quelque chose à faire dans la maison, quelqu’un à appeler, etc.
Vous êtes donc de sortie, vous sortez votre téléphone et vous n’avez peut-être pas l’occasion de passer du temps à faire tout ça (ou l’envie, vous avez peut-être juste besoin de noter pour ne pas oublier, sans forcément placer ça dans vos colonnes, sous telle ou telle carte pour garder un certain ordre des priorités, etc.).
Et bien pour ne pas poser ça « à l’arrache » dans votre Trello, ou au contraire tenter de le garder en tête jusqu’à votre retour, où vous prendrez le temps de bien faire les choses, vous pouvez noter votre idée en quelque secondes dans une colonne « boîte de réception ».
Cette colonne, comme son nom l’indique, c’est celle ou toutes vos idées arrivent avant d’être rangées dans une colonne spécifique.
Vous larguez les infos sans vous prendre la tête, parce que cette colonne est faite pour ça, et vous prendrez le temps quand vous en aurez la possibilité de placer l’info en question dans la bonne colonne, au bon endroit.
Résultat, on conserve notre clarté en toutes circonstances, et on se donne la possibilité de « gribouiller quelques notes en vitesse » quand on est pris par le temps.
5. Créer une colonne « ressources »
Parfois, vous avez besoin de noter quelque chose, mais ce n’est pas vraiment une tâche.
Ça ne rentre pas dans les choses à faire cette semaine, ni même à faire plus tard. Ça ne va pas non-plus dans la colonne « en attente », mais pourtant, c’est important, c’est à garder quelque part, et notre système est pratique et simple principalement parce que c’est le seul endroit où tout regrouper. Donc le post-it pour une petite note, c’est dommage, et c’est surtout super facile à éviter.
On va créer une colonne « ressources » et dedans, on va placer toutes les notes. La référence de l’ampoule qui n’arrête pas de claquer, pour l’avoir au cas-où avec nous en toutes circonstances. Le super lieu de vacances que vous aimeriez étudier de plus près quand vous aurez un moment pour votre prochain week-end de trois jours. Le nom d’un bouquin qu’on vous a conseillé.
Pour ce dernier exemple, vous pouvez même créer une carte permanente « bouquins », dans laquelle vous allez pouvoir noter une liste de différents livres qu’on vous a conseillé ou que vous avez envie de lire.
Vous pouvez faire la même chose avec les films, les vidéos YouTube, les podcasts, etc.
Cette colonne « ressources », c’est un peu le bloc-note de votre système d’organisation.
Des astuces en vrac
Maintenant que nous avons un système à la fois simple et hyper polyvalent, voyons ensemble quelques astuces pratiques pour en tirer le meilleur.
1. Une carte récurrente pour les courses
Rassemblez toutes vos idées pour les prochaines courses dans une carte récurrente, dans laquelle vous allez créer une « checklist ».
Vous allez garder cette carte dans votre colonne « cette semaine », tout en haut, et l’éditer au fur et à mesure.
Quand quelqu’un se rend au magasin, il consulte la carte pour voir s’il y avait des choses spécifiques à racheter, et il coche la case de tout ce qu’il prend pour tenir le compte.
C’est pratique et ça permet de ne jamais manquer de racheter quelque chose (c’est souvent les choses qu’on achète peu régulièrement qui passent à la trappe).
2. Soyez créatifs
Adaptez votre système à vos projets. Vous pouvez créer une colonnes vacances avec une carte par destination et dedans, des checklists avec les préparatifs.
Vous pouvez aussi créer une colonne « activités pour les enfants à tester », une colonne « recettes à tester » et autre « recettes validées » et facilement communiquer les recettes du moment à tous ceux qui cuisinent à la maison.
3. Soyez visuels
Enfin, un petit point de détail pour finir mais qui peut apporter de la clarté à votre écran (et un peu de fantaisie) : utilisez des émojis pour vos titres de colonnes et certaines cartes.
Ça va vous permettre de rendre votre écran plus ergonomique et de faire apparaitre le plus important plus facilement (attention tout de même à ne pas tomber dans le piège du trop plein et de transformer votre Trello en sapin de Noël !).
Rendez-vous ici, par exemple, pour copier-coller des émojis dans votre Trello.
Et voilà
Voilà pour le principal ! Si vous avez des questions, si vous voulez partager vos idées avec nous et l’ensemble de la communauté Flow Life, écrivez-nous 😉
On parle souvent de nos systèmes d’organisation, que ce soit via le Bullet Journal ou via Trello justement.